Impressum und Datenschutz: rechtliche Grundlagen für die Website eines kleinen Betriebs

Text, Fotos, Öffnungszeiten, Kontaktformular: Beim Aufbau einer Betriebswebsite geht die Aufmerksamkeit meist zuerst an den Inhalt, der Kunden erreichen soll. Zwei Seiten geraten dabei oft ins Hintertreffen, obwohl sie nicht optional sind: das Impressum und die Datenschutzerklärung. Beide sind in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben, sobald eine Website geschäftsmäßig betrieben wird, und beide werden bei kleinen Betriebsseiten regelmäßig unvollständig oder gar nicht umgesetzt. Dieser Beitrag ordnet ein, was dazugehört und wo in der Praxis die häufigsten Lücken entstehen.

Warum ein Impressum Pflicht ist

Die Pflicht zu einem Impressum ist in Deutschland gesetzlich verankert, zuletzt im Digitale-Dienste-Gesetz, das die entsprechenden Regelungen des früheren Telemediengesetzes übernommen hat. Sie gilt nicht nur für Onlineshops, sondern für praktisch jede Website, die im geschäftlichen Zusammenhang betrieben wird, also auch für die einfache Seite eines Handwerksbetriebs, einer Praxis oder eines Restaurants. Ein Impressum muss auf jeder Seite der Website leicht auffindbar sein, üblicherweise über einen Link im Fußbereich, und ohne Umwege erreichbar, nicht erst nach mehreren Klicks.

Zum Kern eines vollständigen Impressums gehören unter anderem:

• Name und Anschrift des Betriebs beziehungsweise der verantwortlichen Person, keine Postfachadresse allein.
• Kontaktmöglichkeit, die eine schnelle elektronische Kommunikation erlaubt, meist eine Email-Adresse zusätzlich zur Telefonnummer.
• Rechtsform und Vertretungsberechtigte, bei einer GmbH etwa die Geschäftsführung, bei einer Personengesellschaft die Inhaberin oder der Inhaber.
• Register- und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden.
• Angaben zur Aufsichtsbehörde oder Kammer bei reglementierten Berufen, etwa bei Handwerksbetrieben mit Eintragung in die Handwerksrolle oder bei Praxen mit Kammerzugehörigkeit.

Welche Angaben im Einzelfall genau erforderlich sind, hängt von der Rechtsform und der Branche ab. Das lässt sich pauschal nicht abschließend beantworten, weshalb sich eine kurze rechtliche Prüfung des eigenen Impressums lohnt, besonders bei reglementierten Berufen oder bei einer Gesellschaft mit mehreren Beteiligten.

Was eine Datenschutzerklärung leisten muss

Neben dem Impressum verlangt die Datenschutz-Grundverordnung eine Datenschutzerklärung, sobald eine Website personenbezogene Daten verarbeitet. Das betrifft praktisch jede Betriebsseite, denn schon der Besuch selbst hinterlässt technische Daten wie die IP-Adresse, und ein Kontaktformular verarbeitet zusätzlich Name, Email-Adresse und die eingegebene Nachricht. Die Datenschutzerklärung erfüllt dabei die Informationspflichten aus Artikel 13 und 14 DSGVO: Besuchende müssen nachvollziehen können, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden, wie lange sie gespeichert bleiben und an wen sie im Zweifel weitergegeben werden.

In der Praxis betrifft das bei einer einfachen Betriebsseite meist folgende Punkte:

• Server-Logs des Hostings, die bei jedem Seitenaufruf automatisch entstehen.
• Das Kontaktformular, samt Angabe, wie lange Anfragen aufbewahrt werden und ob sie etwa in ein Email-Postfach laufen.
• Eingebundene externe Dienste, etwa eine Kartenanzeige für die Anfahrt oder ein Buchungssystem, sofern vorhanden.
• Schriftarten und andere Ressourcen, die im Idealfall direkt vom eigenen Server statt von einem externen Anbieter geladen werden, damit dabei erst gar keine Besucherdaten an Dritte übertragen werden.

Eine Datenschutzerklärung sollte zur tatsächlich eingesetzten Technik passen und nicht einfach von einer anderen Website übernommen werden. Eine Vorlage, die einen Analyse-Dienst oder ein Kontaktformular nennt, das auf der eigenen Seite gar nicht existiert, ist ebenso ungenau wie eine, die einen tatsächlich eingesetzten Dienst verschweigt.

Häufige Fehler bei kleinen Betriebsseiten

Bei selbst zusammengestellten oder aus Baukästen übernommenen Betriebsseiten wiederholen sich einige Probleme:

1. Das Impressum fehlt ganz oder ist nur über die Startseite und mehrere Klicks erreichbar statt über einen festen Link im Fußbereich jeder Seite.
2. Die Datenschutzerklärung ist eine unveränderte Vorlage, die Dienste nennt, die auf der eigenen Seite nicht eingesetzt werden, oder umgekehrt tatsächlich genutzte Dienste gar nicht erwähnt.
3. Externe Einbindungen ohne Datenschutzhinweis, etwa eine eingebettete Karte oder eine extern geladene Schriftart, deren Datenfluss in der Erklärung fehlt. Wie sich das insbesondere bei Schriftarten technisch vermeiden lässt, beschreibt der Beitrag Ladezeit: warum eine schnelle Website für kleine Betriebe zählt.
4. Veraltete Angaben nach einem Umzug oder einer Umfirmierung, weil das Impressum beim letzten Update der Website schlicht vergessen wurde.

Keiner dieser Punkte ist technisch aufwendig zu beheben. Entscheidend ist, sie beim Aufbau der Seite von Anfang an mitzudenken statt sie als letzten Schritt vor dem Launch abzuhaken.

Praktische Schritte für den Einstieg

Wer die eigene Seite prüfen will, kommt mit einer überschaubaren Liste weit:

1. Impressum-Link im Fußbereich jeder Seite platzieren, nicht nur auf der Startseite.
2. Alle Pflichtangaben gegenprüfen: Anschrift, Kontaktmöglichkeit, Rechtsform, gegebenenfalls Register- und Kammerangaben.
3. Datenschutzerklärung mit der tatsächlichen Technik abgleichen: Welche Formulare, welche externen Dienste sind wirklich eingebunden.
4. Nach jeder Änderung an der Website beide Seiten mitprüfen, etwa bei einem neuen Kontaktformular oder einer neuen Adresse.
5. Im Zweifel rechtlich prüfen lassen, besonders bei reglementierten Berufen oder ungewöhnlichen Konstellationen wie mehreren Standorten oder Beteiligten.

Fazit

Impressum und Datenschutzerklärung sind bei einer Betriebswebsite kein Randthema, sondern Pflichtangaben, die bei jedem Aufbau und jeder Änderung mitgedacht werden müssen. Die häufigsten Probleme entstehen nicht durch fehlendes Wissen, sondern durch übernommene Vorlagen, die nicht zur eigenen Seite passen, oder durch vergessene Aktualisierungen nach einem Umzug. Mehr zu den Grundlagen einer Betriebswebsite insgesamt steht im Beitrag Warum kleine Betriebe eine eigene Website brauchen.

Krug Web legt bei jeder erstellten Website ein Impressum und eine Datenschutzerklärung an, die zur tatsächlich eingesetzten Technik passen, als Entwurf zur Prüfung durch den Betrieb selbst. Wenn Sie dafür einen Entwurf sehen möchten, schreiben Sie eine kurze Nachricht mit Name und Branche Ihres Betriebs.